InteraktContour stimuleert ontwikkeling met FIT

InteraktContour zette in 2015 binnen een deel van de organisatie de stap naar zelforganiserende teams. Maar het schrappen van een managementlaag betekende wel dat één manager honderden mensen ging aansturen. Hoe houd je dan nog aandacht voor elk individu én zorg je dat teams optimaal functioneren? Isabel Ruiter werd gevraagd om dat specifieke vraagstuk op te lossen. En ze vond het antwoord in FIT.

‘Meer oog voor ontwikkeling van het individu én van de teams’

Met gespecialiseerde zorg en ondersteuning richt InteraktContour zich op mensen met hersenletsel. Ontwikkelcoach Agnes ter Morsche was destijds nog senior begeleider op de dagbesteding. Zij zag met eigen ogen wat een impact het schrappen van de managementlaag had op de werkvloer. ‘Teams waren meer op zichzelf aangewezen. Waar voorheen een manager iemand aansprak, moesten we het nu met elkaar oplossen. Dat was best eng en er ontstond behoefte om daarin begeleid te worden.’

Ontwikkeling stimuleren

Isabel: ‘Deze organisatie is continu in beweging en wil niet alleen het beste voor cliënten, maar ook voor de eigen medewerkers. We moesten af van de traditionele 1-op-1-functioneringsgesprekken vanwege de aantallen, maar de organisatie was er ook van overtuigd dat het tijd was om het anders te gaan doen. Met meer oog voor ontwikkeling van het individu én van de teams. Een belangrijk aspect om mee te nemen in de zoektocht naar een nieuwe methodiek voor ontwikkelgesprekken.’

Om een goed afgewogen keuze te kunnen maken, besloot Isabel een projectgroep op te zetten met mensen uit de hele organisatie. Samen dachten zij na over mogelijke oplossingen. ‘Al snel was duidelijk dat we iets moesten vinden waar een compleet team bij betrokken zou zijn. Het moest een gespreksmethodiek zijn die reflectie en ontwikkeling stimuleert en die de medewerkers helpt om het goede gesprek met elkaar te voeren over hoe we het doen. Als individu, als team, als InteraktContour. Diverse ideeën zijn de revue gepasseerd. Uiteindelijk kwamen we in contact met Progressional People en de FIT-methodiek. Zij hebben geholpen FIT in de organisatie te implementeren door een aantal medewerkers op te leiden tot gespreksleider.’

Goede gespreksleider cruciaal

Een succesvolle FIT-sessie staat of valt met een goede gespreksleider. Deze moet een respectvolle en veilige omgeving creëren en een waardevrije houding hebben. Daarnaast beschikt een goede gespreksleider over een helikopterview, kan de grote lijnen bewaken, heeft het analytische vermogen om de juiste verbanden te leggen en is in staat om op het juiste moment te acteren op de groepsdynamiek binnen een team.

Bij veel FIT-trajecten fungeert een adviseur van Progressional People als gespreksleider. Maar bij InteraktContour kozen ze ervoor om eigen medewerkers op te laten leiden. Dit biedt medewerkers de mogelijkheid zich te ontwikkelen. Isabel was zelf één van de eersten die door Progressional People klaargestoomd werd als gespreksleider en met Progressional People de opleiding heeft vormgegeven. Agnes was onderdeel van het tweede opleidingstraject: ‘Het was een zwaar traject met een pittig sollicitatiegesprek en een assessment, dat hadden we niet verwacht! Maar wel heel goed dat die selectieprocedure zo grondig is aangepakt. Want in de praktijk zien we nu hoe belangrijk de rol van de gespreksleider is. Het vraagt echt wat van je.’

Tijd om stil te staan

Hoe ervaren de medewerkers het om met hun team ‘geFIT’ te worden? Isabel: ‘De pilotteams waarmee we gestart zijn hebben zelf hun vinger opgestoken, dus daarvan kun je wel enthousiasme verwachten. Toch was het spannend wat er uit de eerste evaluatie zou komen. Was de methodiek wat we ervan verwachtten? En hoe zou het gaan met de gespreksleiders? Gelukkig konden we concluderen dat FIT écht wat opleverde. Met natuurlijk ruimte voor verbeteringen die we hebben doorgevoerd en we blijven doorontwikkelen. Inmiddels is FIT geïmplementeerd bij alle 36 teams binnen twee eenheden. We hebben nu een poule van negen gespreksleiders en die gaan we binnenkort verder uitbreiden. FIT blijft dus groeien binnen InteraktContour!’

Agnes vult aan: ‘Natuurlijk was er ook scepsis vooraf; ‘Dit wordt toch geen therapiesessie?’. Maar medewerkers blijken het vooral fijn te vinden om in de drukte van de dag de tijd te nemen om stil te staan bij elkaar, en met aandacht naar elkaar te luisteren en van elkaar te leren. Ook binnen teams met weinig teamspirit was er tijdens de FIT ruimte om dit naar elkaar uit te spreken. Deze teams werken nu gericht aan een betere samenwerking en een beter teamgevoel.’

Samen doen

De meeste gespreksleiders zijn ook als ‘gewone’ medewerker deel van een team. En ervaren dus ook de andere kant, hoe het is om als medewerker ‘geFIT’ te worden. Isabel is ook als onderdeel van het P&O-team enthousiast over FIT. ‘Ik vind het zo fijn om te horen wat er in mijn collega’s omgaat, hoe zij dingen ervaren en om te weten hoe we elkaar kunnen ondersteunen in ontwikkeling. Door stil te staan bij elkaar en bij het team ben je meer in verbinding en daardoor kun je (ook op andere momenten) veel meer bereiken samen. En ook de groep gespreksleiders is een hecht en gemotiveerd team. Ik ben echt trots op ieders inzet en drive om alle teams en individuele medewerkers optimaal te stimuleren in hun ontwikkeling.’

Isabel en Agnes zien ook dat er daadwerkelijk een verandering plaatsvindt. Agnes legt uit: ‘Teams worden versterkt. Het is steeds normaler om dingen uit te spreken en met elkaar in gesprek te gaan: Hoe gaat het? Wat kan ik en wat kan jij doen om het beter te maken? Deze methodiek past heel goed bij het principe van zelforganiserende teams, maar ook bij waar we als organisatie voor staan. We moeten het samen doen!’